Eigentümerversammlung: Der Ablauf von der Einladung bis zum Protokoll

Von Florian Kluge · Stand: Oktober 2026 · Lesezeit etwa 9 Minuten

In einem kleinen Haus kennt man sich, vieles wird im Treppenhaus besprochen. Verbindlich wird es aber erst in der Versammlung. Dort beschließen die Eigentümer über Geld, Reparaturen und die Verwaltung, und dort entstehen die meisten Fehler, die später zu Streit führen. Dieser Ratgeber zeigt den ganzen Weg, vom ersten Terminvorschlag bis zum Ende der Anfechtungsfrist, und verweist bei jedem Schritt auf den ausführlichen Ratgeber.

Wozu die Versammlung da ist

Die Eigentümerversammlung ordnet alle Angelegenheiten, über die die Eigentümer durch Beschluss entscheiden (§ 23 Abs. 1 WEG). In einer kleinen WEG sind das jedes Jahr ähnliche Themen:

• Geld: die Vorschüsse nach dem Wirtschaftsplan und die Nachschüsse oder Anpassungen nach der Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 1 und 2 WEG). Mehr dazu in den Ratgebern Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen.
• Das Haus: Reparaturen und Instandhaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG), bauliche Veränderungen (§ 20 WEG) und, wenn die Rücklage nicht reicht, eine Sonderumlage.
• Die Verwaltung: Bestellung und Abberufung des Verwalters (§ 26 Abs. 1 WEG), dazu der Ratgeber Hausverwaltung wechseln, und die Wahl eines Beirats.

Nicht jede Entscheidung braucht eine Versammlung. Stimmen alle Eigentümer in Textform zu, gilt ein Beschluss auch ohne Treffen (§ 23 Abs. 3 WEG). Wie das per E-Mail funktioniert, steht im Ratgeber Umlaufbeschluss.

Der Ablauf in acht Schritten

1. Themen sammeln. Fragen Sie alle Eigentümer, was auf die Tagesordnung soll, und setzen Sie eine Frist. Holen Sie Angebote und Entwürfe ein, bevor Sie einladen.
2. Einladen. In Textform, mindestens drei Wochen vorher, mit Ort, Zeit und Tagesordnung.
3. Vertretung ermöglichen. Wer nicht kommen kann, erteilt eine Vollmacht in Textform.
4. Format klären. Vor Ort, mit Online-Teilnahme oder rein virtuell, je nach Beschlusslage.
5. Versammlung leiten. Vorsitz bestimmen, Anwesende und Vollmachten festhalten, Tagesordnung abarbeiten.
6. Abstimmen und verkünden. Ja, Nein und Enthaltungen zählen, dann das Ergebnis ausdrücklich verkünden.
7. Protokoll und Beschluss-Sammlung. Unverzüglich aufnehmen, unterschreiben lassen, eintragen.
8. Nach der Versammlung. Beschlüsse umsetzen und die Anfechtungsfrist im Blick behalten.

Einladung und Tagesordnung

Die Verwaltung beruft die Versammlung mindestens einmal im Jahr ein (§ 24 Abs. 1 WEG). Verlangen mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen eine Versammlung, muss sie zusätzlich einladen (§ 24 Abs. 2 WEG). Wie das geht, steht im Ratgeber Außerordentliche Eigentümerversammlung. Fehlt eine Verwaltung oder weigert sie sich pflichtwidrig, können der Vorsitz des Beirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). Was eine WEG ohne Verwaltung sonst regeln muss, erklärt der Ratgeber WEG ohne Verwalter.

Die Einladung erfolgt in Textform und soll mindestens drei Wochen vorher zugehen, außer in Fällen besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 4 WEG). Entscheidend ist der Zugang, nicht der Versand. Wie Sie richtig rückwärts rechnen, zeigt der Ratgeber Einladungsfrist; den spätesten Versandtag rechnet der Einladungsfrist-Rechner aus.

Besonders wichtig ist die Tagesordnung. Ein Beschluss ist nur gültig, wenn sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG). „Verschiedenes“ trägt keinen Beschluss. Wird trotzdem beschlossen, ist der Beschluss anfechtbar; ficht ihn niemand rechtzeitig an, bleibt er in der Regel gültig (§ 23 Abs. 4 Satz 2, § 45 WEG). Am besten steht der Beschlussantrag schon im Wortlaut in der Einladung, mit den Unterlagen dazu. Geht es um eine neue Verwaltung, sollen die Angebote oder zumindest Namen und Eckdaten der Bewerber in der Regel innerhalb der Einladungsfrist bei den Eigentümern sein (BGH, Urteil vom 24.01.2020, V ZR 110/19).

Vertretung und Format

Wer verhindert ist, kann sich vertreten lassen. Die Vollmacht braucht Textform (§ 25 Abs. 3 WEG), eine E-Mail genügt. Die Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung kann den Kreis der Vertreter wirksam beschränken, etwa auf Ehegatten, Miteigentümer und Verwaltung (BGH, Urteil vom 28.06.2019, V ZR 250/18, Rn. 8). Ein Muster steht im Ratgeber Vollmacht für die Eigentümerversammlung.

Ohne besonderen Beschluss findet die Versammlung vor Ort statt. Drei Formate sind möglich:

• Vor Ort: der Normalfall.
• Mit Online-Teilnahme: Die Eigentümer können mit einfacher Mehrheit beschließen, dass man auch von zu Hause teilnehmen und abstimmen kann (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG).
• Rein virtuell: Dafür braucht es einen Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, für höchstens drei Jahre (§ 23 Abs. 1a WEG). Wird er vor 2028 gefasst, ist bis einschließlich 2028 einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, es sei denn, die Eigentümer verzichten darauf durch einstimmigen Beschluss (§ 48 Abs. 6 WEG). Einstimmig heißt hier: keine Gegenstimme in der Versammlung (BT-Drs. 20/12146, S. 14). Einzelheiten im Ratgeber Virtuelle Eigentümerversammlung.

In der Versammlung

Den Vorsitz führt die Verwaltung, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Ohne Verwaltung bestimmen die Anwesenden zu Beginn per Beschluss, wer die Versammlung leitet. Teilnehmen dürfen die Eigentümer, ihre Vertreter und die Verwaltung. Mieter, Berater oder Kaufinteressenten haben kein gesetzliches Teilnahmerecht.

Eine Mindestzahl von Anwesenden gibt es seit dem 1. Dezember 2020 nicht mehr: Jede Versammlung ist beschlussfähig, egal wie viele Eigentümer kommen (BT-Drs. 19/18791, S. 73). Wie die Stimmen gezählt werden, ob nach Köpfen, Wohnungen oder Miteigentumsanteilen, und wer nicht mitstimmen darf, erklärt der Ratgeber Beschlussfähigkeit und Stimmrecht.

Arbeiten Sie die Tagesordnung der Reihe nach ab. Lesen Sie vor jeder Abstimmung den Antrag im Wortlaut vor, damit alle wissen, worüber sie entscheiden.

Abstimmen und verkünden

Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Enthaltungen zählen nicht mit; ein Antrag ist angenommen, wenn die Ja-Stimmen die Nein-Stimmen überwiegen (BGH, Urteil vom 18.01.2019, V ZR 324/17, Rn. 8). Bei Gleichstand ist er also abgelehnt.

Danach muss die Versammlungsleitung das Ergebnis feststellen und verkünden, etwa mit dem Satz „Der Antrag ist angenommen“. Diese Verkündung ist nach der Rechtsprechung Voraussetzung dafür, dass ein Beschluss überhaupt zustande kommt (BGH, Beschluss vom 23.08.2001, V ZB 10/01; bestätigt nach der Reform in BGH, Urteil vom 10.11.2023, V ZR 51/23, Rn. 6 und 7). Auch ein abgelehnter Antrag ist ein Beschluss, ein sogenannter Negativbeschluss.

Protokoll und Beschluss-Sammlung

Über die gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Sie unterschreiben die Versammlungsleitung, ein Eigentümer und, wenn ein Beirat bestellt ist, dessen Vorsitz oder Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG). Getrennt davon führt die Verwaltung die Beschluss-Sammlung, in der jeder Beschluss im Wortlaut fortlaufend nummeriert eingetragen wird (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG). Was ins Protokoll gehört, mit Muster, steht im Ratgeber Protokoll der Eigentümerversammlung.

Nach der Versammlung

Ein Beschluss ist gültig, solange kein Gericht ihn rechtskräftig für ungültig erklärt hat (§ 23 Abs. 4 Satz 2 WEG). Nichtig, also von Anfang an unwirksam, sind nur Beschlüsse, die gegen zwingendes Recht verstoßen (§ 23 Abs. 4 Satz 1 WEG). Die Verwaltung setzt die Beschlüsse um.

Wer einen Beschluss für fehlerhaft hält, muss eine Anfechtungsklage gegen die Gemeinschaft erheben (§ 44 Abs. 1 und 2 WEG). Sie muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Die Frist läuft ab dem Versammlungstag, nicht ab dem Zugang des Protokolls.

Ein Zeitplan für eine kleine WEG

Ein fiktiver Plan für die jährliche Versammlung eines Hauses mit sechs Wohnungen:

Zwischen dem 06.04. und dem 28.04. liegen 21 volle Tage. Der Versand eine Woche vorher lässt Puffer für Briefe. Ein Protokoll nach einer Woche ist unsere Empfehlung; das Gesetz sagt nur „unverzüglich“.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Unklare Tagesordnung. Ein Beschluss zu einem Punkt, der nicht konkret angekündigt war, ist anfechtbar (§ 23 Abs. 2 WEG). Ficht ihn niemand binnen eines Monats an, gilt er in der Regel trotzdem (§ 23 Abs. 4 Satz 2, § 45 WEG).
• Frist vom Versandtag rechnen. Die drei Wochen müssen bis zum Zugang reichen.
• Ergebnis nicht verkünden. Ohne Verkündung kein Beschluss. Halten Sie Ja, Nein, Enthaltungen und die Verkündung im Protokoll fest.
• Enthaltungen als Nein zählen. Sie zählen gar nicht.
• Protokoll liegen lassen. Wer erst nach Wochen erfährt, was beschlossen wurde, hat kaum noch Zeit für eine Anfechtung.

Häufige Fragen

Keine Rechtsberatung. Dieser Text erklärt die allgemeine Rechtslage, Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall, etwa durch eine Anwältin oder einen Anwalt für Wohnungseigentumsrecht oder Ihren Eigentümerverein. Ihre Gemeinschaftsordnung kann Abweichendes regeln, soweit das Gesetz es zulässt.

Quellen

• Wohnungseigentumsgesetz: gesetze-im-internet.de/woeigg (§§ 19, 20, 21, 23, 24, 25, 26, 28, 44, 45, 48)
• BT-Drucksache 19/18791, Gesetzentwurf zum WEMoG, S. 73 (Wegfall der Beschlussfähigkeitsregeln)
• BT-Drucksache 20/12146, Beschlussempfehlung des Rechtsausschusses, S. 14 (§ 48 Abs. 6 WEG: Einstimmigkeit heißt keine Gegenstimme)
• BGH, Beschluss vom 23.08.2001, V ZB 10/01 (Verkündung des Beschlussergebnisses, Negativbeschluss), PDF beim BGH
• BGH, Urteil vom 10.11.2023, V ZR 51/23, Rn. 6 und 7, PDF beim BGH
• BGH, Urteil vom 18.01.2019, V ZR 324/17, Rn. 8 (Enthaltungen zählen nicht), PDF beim BGH
• BGH, Urteil vom 28.06.2019, V ZR 250/18, Rn. 8 (Vertretungsbeschränkung in der Teilungserklärung), PDF beim BGH
• BGH, Urteil vom 24.01.2020, V ZR 110/19, Rn. 10 (Angebote der Bewerber innerhalb der Einladungsfrist), PDF beim BGH