Protokoll der Eigentümerversammlung: Was hineingehört, mit Muster

Von Florian Kluge · Stand: Oktober 2026 · Lesezeit etwa 8 Minuten

Das Protokoll ist für viele Eigentümer das Einzige, was sie von einer Versammlung in der Hand halten. Es entscheidet mit, ob später Klarheit herrscht oder Streit. Dieser Ratgeber erklärt, was das Gesetz verlangt, was darüber hinaus sinnvoll ist, und enthält ein Muster für eine kleine WEG. Wie die ganze Versammlung abläuft, steht im Ratgeber Eigentümerversammlung.

Was das Gesetz verlangt

Niederschrift über die Beschlüsse

Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 Satz 1 WEG).

Drei Unterschriften

Die Versammlungsleitung und ein Eigentümer unterschreiben; ist ein Verwaltungsbeirat bestellt, auch dessen Vorsitz oder Vertreter (§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG).

Beschluss-Sammlung

Zusätzlich ist eine Beschluss-Sammlung zu führen, mit dem Wortlaut der Beschlüsse, fortlaufend nummeriert (§ 24 Abs. 7 WEG). Sie führt die Verwaltung; fehlt eine, die Versammlungsleitung, sofern die Eigentümer niemand anderen bestimmt haben (§ 24 Abs. 8 WEG).

Einsicht

Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG), dazu gehören auch die Niederschriften (BT-Drs. 19/18791, S. 72).

Protokoll und Beschluss-Sammlung: Der Unterschied

Die beiden werden oft verwechselt, haben aber verschiedene Aufgaben. Der Gesetzentwurf zur Reform 2020 wollte die eigene Beschluss-Sammlung durch eine Sammlung der Niederschriften ersetzen (BT-Drs. 19/18791, S. 73). Der Rechtsausschuss hat sie beibehalten, weil sie sich bewährt habe (BT-Drs. 19/22634, S. 45).

Wer wissen will, was im Haus heute gilt, schaut in die Beschluss-Sammlung. Wer wissen will, wie ein Beschluss zustande kam, schaut ins Protokoll.

Was ins Protokoll gehört

Das Gesetz verlangt nur die Beschlüsse. Damit das Protokoll später trägt, sollte es mehr enthalten:

• Kopf: WEG, Datum, Ort oder Online-Format, Beginn und Ende.
• Versammlungsleitung und wer protokolliert.
• Anwesende und Vertretene, mit Wohnung und dem Hinweis, dass die Vollmacht in Textform vorlag (§ 25 Abs. 3 WEG).
• Zählweise: nach Köpfen, Wohnungen oder Miteigentumsanteilen; mehr dazu im Ratgeber Beschlussfähigkeit und Stimmrecht.
• Je Tagesordnungspunkt: den Beschlussantrag im Wortlaut, Ja, Nein und Enthaltungen und die Verkündung („Der Antrag ist angenommen“ oder „abgelehnt“).
• Unterschriften nach § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG.

Ein Verlaufsprotokoll mit jeder Wortmeldung ist nicht nötig. Halten Sie aber fest, wenn jemand ausdrücklich etwas zu Protokoll geben will. Keine „Feststellung der Beschlussfähigkeit“ nach Miteigentumsanteilen mehr: Seit 2020 ist jede Versammlung beschlussfähig (BT-Drs. 19/18791, S. 73).

Muster: Protokoll für eine kleine WEG

Eckige Klammern ersetzen. Das Muster ist ein Ergebnisprotokoll für eine Versammlung vor Ort.

Unverzüglich: Wann das Protokoll fertig sein sollte

Eine feste Zahl von Tagen nennt das Gesetz nicht. Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 Abs. 1 BGB). Die Begründung des Gesetzentwurfs nennt den Zweck: Vor allem Eigentümer, die nicht da waren, sollen sich rasch über die Beschlüsse informieren können (BT-Drs. 19/18791, S. 72). Der Grund ist die Anfechtungsfrist: Eine Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Kommt das Protokoll erst nach drei Wochen, bleibt kaum Zeit. Wir empfehlen, es innerhalb einer Woche unterschrieben an alle zu schicken.

Das Protokoll ist trotzdem nicht der Moment, in dem ein Beschluss entsteht. Er kommt in der Versammlung zustande, wenn die Versammlungsleitung das Ergebnis feststellt und verkündet; diese Verkündung muss nicht einmal ausdrücklich im Protokoll stehen (BGH, Beschluss vom 23.08.2001, V ZB 10/01). Für die Auslegung eines Beschlusses zählt aber vor allem, was für jeden erkennbar ist, und das ist meist das Protokoll.

Wer unterschreibt

Drei Rollen: die Versammlungsleitung, ein Eigentümer und, wenn ein Beirat bestellt ist, dessen Vorsitz oder Vertreter (§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG). Klären Sie am Ende der Versammlung, wer unterschreibt, damit das Protokoll nicht durch das Haus wandern muss. Nach einer Online-Versammlung ist das schwieriger: Ob eine elektronische Signatur genügt, regelt das Gesetz nicht ausdrücklich. Sicher ist die eigenhändige Unterschrift.

Für manche Zwecke braucht die Verwaltung einen öffentlich beglaubigten Nachweis ihrer Bestellung. Dann genügt eine Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG genannten Personen öffentlich beglaubigt sind (§ 26 Abs. 4 WEG). Wer weiß, dass er diesen Nachweis braucht, plant die Beglaubigung, etwa bei einem Notar, gleich nach der Versammlung ein; mehr dazu im Ratgeber Hausverwaltung wechseln.

Die Beschluss-Sammlung führen

In die Beschluss-Sammlung kommen der Wortlaut der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum, der schriftlichen Beschlüsse mit Ort und Datum der Verkündung, also auch jeder Umlaufbeschluss, und die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen in WEG-Streitigkeiten (§ 24 Abs. 7 Satz 2 WEG). Alles wird fortlaufend nummeriert. Wird ein Beschluss angefochten oder aufgehoben, wird das vermerkt. Einträge, Vermerke und Löschungen sind unverzüglich und mit Datum zu erledigen (§ 24 Abs. 7 Sätze 3 bis 7 WEG). So kann ein Auszug aussehen:

Fiktives Beispiel, alle Angaben erfunden.

Einsicht in die Beschluss-Sammlung bekommt jeder Eigentümer und jeder Dritte, den ein Eigentümer dazu ermächtigt, etwa ein Kaufinteressent (§ 24 Abs. 7 Satz 8 WEG). Gibt es keine Verwaltung, führt die Versammlungsleitung die Sammlung, wenn die Eigentümer niemand anderen bestimmen (§ 24 Abs. 8 Satz 2 WEG). In einer kleinen WEG ohne Verwaltung lohnt es sich, dafür eine Person per Beschluss zu benennen; der Ratgeber WEG ohne Verwalter zeigt, was sonst noch zu regeln ist.

Protokoll prüfen und Fehler klären

Lesen Sie das Protokoll, sobald es kommt, und vergleichen Sie es mit Ihren eigenen Notizen. Zwei Fälle sind zu unterscheiden:

• Das Protokoll gibt die Versammlung falsch wieder. Bitten Sie die Versammlungsleitung in Textform um Berichtigung und nennen Sie, was abweicht. Notizen anderer Teilnehmer helfen.
• Schon in der Versammlung wurde ein falsches Ergebnis verkündet, etwa weil Enthaltungen als Nein gezählt wurden. Dann reicht eine Korrektur des Protokolls nicht, denn die Verkündung legt den Inhalt des Beschlusses fest. Wer das ändern will, muss innerhalb der Monatsfrist klagen; neben der Anfechtung kann das Gericht dann feststellen, was tatsächlich beschlossen wurde (BGH, Urteil vom 10.11.2023, V ZR 51/23, Rn. 6).

Warten Sie in keinem Fall auf das Protokoll, um über eine Anfechtung nachzudenken. Ob sich eine Prüfung lohnt, erklärt am Beispiel der Abrechnung der Ratgeber Jahresabrechnung prüfen.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Nur „Antrag angenommen“ notieren. Ohne Wortlaut und Stimmen lässt sich später nicht prüfen, was gilt.
• Protokoll und Beschluss-Sammlung gleichsetzen. Beides ist Pflicht, und Umlaufbeschlüsse stehen nur in der Sammlung.
• Wochen verstreichen lassen. Die Anfechtungsfrist wartet nicht auf das Protokoll.
• Unterschriften vergessen. Klären Sie noch in der Versammlung, wer unterschreibt.
• Unterlagen verstreuen. Bewahren Sie alle Protokolle und die Sammlung an einem Ort auf und übergeben Sie sie vollständig, wenn die Verwaltung wechselt.

Häufige Fragen

Keine Rechtsberatung. Dieser Text erklärt die allgemeine Rechtslage, Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall, etwa durch eine Anwältin oder einen Anwalt für Wohnungseigentumsrecht oder Ihren Eigentümerverein. Ihre Gemeinschaftsordnung kann Abweichendes regeln, soweit das Gesetz es zulässt.

Quellen

• Wohnungseigentumsgesetz: gesetze-im-internet.de/woeigg (§§ 18, 23, 24, 25, 26, 44, 45)
• BGB: § 121 (unverzüglich)
• BT-Drucksache 19/18791, Gesetzentwurf zum WEMoG, S. 72 (Niederschrift unverzüglich, Einsichtsrecht) und S. 73 (Wegfall der Beschlussfähigkeit, Entwurf zur Beschluss-Sammlung)
• BT-Drucksache 19/22634, Beschlussempfehlung des Rechtsausschusses, S. 45 (Beschluss-Sammlung bleibt)
• BGH, Beschluss vom 23.08.2001, V ZB 10/01 (Verkündung, Bedeutung des Protokolls), PDF beim BGH
• BGH, Urteil vom 10.11.2023, V ZR 51/23, Rn. 6 (falsch verkündetes Ergebnis), PDF beim BGH