WEG-Verwaltung: Was das Gesetz verlangt, was im Vertrag steht und was sie kostet

Von Florian Kluge · Stand: Oktober 2026 · Lesezeit etwa 9 Minuten

Dieser Überblick verweist für jeden Schritt auf den ausführlichen Ratgeber. Die Begriffserklärung steht im Glossar unter WEG-Verwalter.

WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung

„Hausverwaltung“ meint drei verschiedene Aufträge:

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG); die WEG-Verwaltung handelt für sie. Der tropfende Wasserhahn in Ihrer Wohnung oder Ärger mit Ihrem Mieter gehört nicht dazu. Viele Firmen bieten alle drei Leistungen an, mit getrennten Verträgen.

Was das Gesetz von der Verwaltung verlangt

Das Wohnungseigentumsgesetz nennt wenige, aber feste Aufgaben:

Vertreten (§ 9b Abs. 1 WEG)

Gerichtlich und außergerichtlich, beim Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags aber nur aufgrund eines Beschlusses.

Handeln ohne Beschluss (§ 27 Abs. 1 WEG)

Sie ist berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind, etwa den Notdienst beim Rohrbruch. Per Beschluss können die Eigentümer diesen Rahmen erweitern oder einschränken (§ 27 Abs. 2).

Versammlung (§ 24 Abs. 1 bis 5 WEG)

Mindestens einmal im Jahr einberufen, außerdem, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer es in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt. Die Einladung erfolgt in Textform; die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, außer bei besonderer Dringlichkeit. Den Vorsitz führt die Verwaltung, wenn die Versammlung nichts anderes beschließt.

Niederschrift und Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 6 bis 8 WEG)

Über die Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Die Verwaltung führt die Beschluss-Sammlung; jeder Eigentümer kann Einsicht verlangen.

Geld und Zahlen (§ 28 WEG)

Für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan, nach Ablauf des Jahres die Jahresabrechnung und einen Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen und dem wesentlichen Gemeinschaftsvermögen. Über Vorschüsse und Nachschüsse beschließen die Eigentümer.

Was darüber hinaus zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört, zählt § 19 Abs. 2 WEG auf: eine Hausordnung, die ordnungsmäßige Erhaltung des Gemeinschaftseigentums, eine angemessene Versicherung zum Neuwert und gegen Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht, eine angemessene Erhaltungsrücklage, die Festsetzung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 1 Satz 1) und die Bestellung eines zertifizierten Verwalters mit der Ausnahme, die unten beschrieben ist. Diese Verwaltung obliegt der Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG); die Eigentümer entscheiden darüber per Beschluss, soweit die Gemeinschaftsordnung nichts regelt (§ 19 Abs. 1 WEG). Die Verwaltung setzt diese Beschlüsse um und handelt im Rahmen von § 27 auch selbst. Mehr zur Rücklage und den Vorschüssen: Wirtschaftsplan.

Der übrige Alltag, etwa Hausgeld mahnen, Handwerker beauftragen, Versicherungsschäden melden, folgt aus diesen Befugnissen, den Beschlüssen und dem Verwaltervertrag; dort steht auch, was die Grundvergütung abdeckt. Einsicht in die Verwaltungsunterlagen kann jeder Eigentümer von der Gemeinschaft verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).

Das Verwaltungsjahr auf einen Blick

Feste Termine nennt das Gesetz dafür nicht; der Verwaltervertrag kann sie festlegen.

Bestellen, verlängern, abberufen

1. Angebote vergleichen: Vor der Wahl einer neuen Verwaltung sind Alternativangebote einzuholen; Angebote oder jedenfalls Namen und Eckdaten der Bewerber sollen die Eigentümer regelmäßig schon innerhalb der Einladungsfrist bekommen (BGH, Urteil vom 24.01.2020, V ZR 110/19). Mehr: Neue Hausverwaltung finden.
2. Bestellen: Die Eigentümer beschließen mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 26 Abs. 1, § 25 Abs. 1 WEG). Höchstdauer fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Gründung der WEG drei (§ 26 Abs. 2).
3. Vertrag schließen: Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG).
4. Verlängern: Eine erneute Bestellung braucht einen neuen Beschluss, frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit (§ 26 Abs. 2 Satz 2).
5. Abberufen: Jederzeit, ohne wichtigen Grund. Der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3). Davon kann die Gemeinschaftsordnung nicht abweichen (§ 26 Abs. 5). Beschlüsse und Muster: Hausverwaltung kündigen, Ablauf und Übergabe: Hausverwaltung wechseln.

Wer verwalten darf: Erlaubnis und Zertifikat

Verwalter kann ein Eigentümer sein oder jemand von außen. Zwei Nachweise werden oft verwechselt:

• Die Gewerbeerlaubnis. Wer gewerbsmäßig das Gemeinschaftseigentum von Wohnungseigentümern verwaltet, braucht eine Erlaubnis der zuständigen Behörde (§ 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO). Sie wird unter anderem versagt, wenn keine Berufshaftpflichtversicherung nachgewiesen ist (§ 34c Abs. 2 Nr. 3). Dazu kommen 20 Stunden Weiterbildung in drei Kalenderjahren (§ 34c Abs. 2a).
• Das Zertifikat. Zertifizierter Verwalter ist, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine Prüfung über die rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse bestanden hat (§ 26a Abs. 1 WEG). Gleichgestellt ist, wer die Befähigung zum Richteramt, eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Immobilienkauffrau oder zum Immobilienkaufmann oder zur Kauffrau oder zum Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, den Abschluss Geprüfte Immobilienfachwirtin oder Geprüfter Immobilienfachwirt oder einen Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt hat (§ 7 ZertVerwV).

Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen (§ 18 Abs. 2 Nr. 1, § 19 Abs. 2 Nr. 6, § 48 Abs. 4 WEG). Ausgenommen ist nur eine WEG mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in der ein Eigentümer zum Verwalter bestellt ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt. Lassen Sie sich Erlaubnis und Zertifikat vor der Wahl in Kopie zeigen.

Was die Verwaltung kostet und wer zahlt

Die Vergütung steht im Verwaltervertrag, meist als Grundvergütung je Einheit und Monat plus Sondervergütungen. Je kleiner die WEG, desto höher ist meist der Preis je Einheit. Aktuelle Zahlen: Was kostet eine Hausverwaltung? und unsere Auswertung von Preislisten, Verwaltervergütung 2026. Jeder Eigentümer trägt die Vergütung nach seinem Miteigentumsanteil, soweit nichts anderes vereinbart ist; die Gemeinschaft kann einen anderen Schlüssel beschließen (§ 16 Abs. 2 WEG).

Fiktives Beispiel: Eine Berliner WEG mit sechs Wohnungen hat einen Verwaltervertrag über 700 € brutto je Einheit und Jahr, zusammen 4.200 €. Die Gemeinschaftsordnung regelt die Kostenverteilung nicht, ein anderer Schlüssel ist nicht beschlossen.

Beträge in Euro, brutto, erfunden, keine Marktpreise. Rechenweg W6: 4.200 € × 200/1.000 = 840 €.

Der Vertrag rechnet je Einheit, verteilt wird nach Miteigentumsanteilen: W1 zahlt 588 €, W6 840 €. Soll jede Wohnung 700 € tragen, muss die Gemeinschaft das beschließen oder vereinbaren. Ist W4 vermietet, bleiben die 714 € beim Eigentümer: Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV) und gehören deshalb nicht in die Betriebskostenabrechnung für einen Wohnungsmieter (§ 556 Abs. 1 BGB).

Kleine WEG: Eigentümer als Verwalter oder ganz ohne

Ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG); die Versammlung kann dann der Beiratsvorsitzende, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3). Die Pflichten bleiben dieselben. Das geht aber nur, solange kein Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt: Die Ausnahme oben schützt nur die WEG mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, die einen Eigentümer zum Verwalter bestellt hat.

Kleine Häuser haben also drei Wege: eine Verwaltung von außen, ein Eigentümer als Verwalter oder die gemeinsame Selbstverwaltung. Wenn Verwaltungen absagen: Keine Hausverwaltung für die kleine WEG.

Was Sie in den nächsten 7 Tagen tun können

• Tag 1: Bestellungsbeschluss und Verwaltervertrag anfordern: Wer ist bestellt, bis wann?
• Tag 2: Einsicht in die Beschluss-Sammlung verlangen.
• Tag 3: Jahresabrechnung, Vermögensbericht und Wirtschaftsplan lesen.
• Tag 4: Nach Erlaubnis nach § 34c GewO und Zertifikat fragen.
• Tag 5: Eigene Anträge vor der nächsten Einladung schicken.
• Tag 6: Unzufrieden? Mit anderen Eigentümern den Wechsel vorbereiten.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Die WEG-Verwaltung für die eigene Wohnung einspannen. Mieter und Reparaturen im Sondereigentum sind nicht ihre Aufgabe.
• Auf einen wichtigen Grund warten. Abberufen geht jederzeit; der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach.
• Erlaubnis und Zertifikat verwechseln. Die Erlaubnis erlaubt das Gewerbe, das Zertifikat weist Kenntnisse nach.
• Eine gesetzliche Frist für die Jahresabrechnung annehmen. Das Gesetz nennt kein Datum; der Vertrag kann eines festlegen.
• Ohne Alternativangebote wählen. Vor einer Neubestellung sind sie einzuholen.

Häufige Fragen

Keine Rechtsberatung. Dieser Text erklärt die allgemeine Rechtslage, Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall, etwa durch eine Anwältin oder einen Anwalt für Wohnungseigentumsrecht oder Ihren Eigentümerverein. Ihre Gemeinschaftsordnung kann Abweichendes regeln, soweit das Gesetz es zulässt.

Quellen

• Wohnungseigentumsgesetz: § 9b, § 16, § 18, § 19, § 24, § 25, § 26, § 26a, § 27, § 28, § 48, abgerufen am 31.10.2026
• Gewerbeordnung: § 34c; Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung: § 7
• Betriebskostenverordnung: § 1; Bürgerliches Gesetzbuch: § 556
• BGH, Urteil vom 24.01.2020, V ZR 110/19 (Alternativangebote vor der Neubestellung, Leitsatz und Rn. 9)