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Ratgeber für Eigentümer

Neue Hausverwaltung finden: Checkliste für kleine Berliner WEGs

Von Florian Kluge · Stand: Oktober 2026 · Lesezeit etwa 9 Minuten

Grüne Tür in einer hellen Klinkerfassade, darüber das Schild „Aufgang 2“
Foto: feinschliff / Unsplash
Kurz gesagt Schreiben Sie einen kurzen Steckbrief Ihrer WEG und fragen Sie mehrere Verwaltungen mit denselben Eckdaten an. Prüfen Sie die Erlaubnis nach § 34c GewO, die Berufshaftpflicht und die Zertifizierung nach § 26a WEG. Vergleichen Sie den Jahrespreis mit Mehrwertsteuer und allen Zusatzkosten. Die Angebote oder zumindest Namen und Eckdaten der Bewerber gehören in der Regel schon zur Einladung der Versammlung, die über die Bestellung entscheidet (BGH, V ZR 110/19). Planen Sie dafür acht bis zehn Wochen ein.

Für eine WEG mit vier oder acht Wohnungen ist die Suche oft mühsamer als für eine große Anlage. Warum kleine Gemeinschaften je Einheit meist mehr zahlen und manche Verwaltungen eine Mindestgröße verlangen, erklärt unser Ratgeber zu den Kosten der Verwaltung kleiner WEGs. Hier geht es um das Vorgehen: von der Anfrage bis zum Beschluss.

Erst klären: Warum suchen Sie?

Die Ausgangslage bestimmt, wie viel Zeit Sie haben.

Legen Sie außerdem fest, wer die Suche organisiert, etwa der Vorsitz des Verwaltungsbeirats. Eine feste Ansprechperson wirkt verbindlicher als fünf einzelne Anfragen.

Schritt 1: Der Steckbrief Ihrer WEG

Verwaltungen kalkulieren nach Aufwand. Je genauer Ihr Steckbrief, desto belastbarer das Angebot. Eine Seite genügt:

Offene Abrechnungen sind ein wichtiger Kostenpunkt. Nach dem Bundesgerichtshof muss die neu bestellte Verwaltung auch ausstehende Abrechnungen für Vorjahre erstellen. Die Pflicht zur Abrechnung entsteht am 1. Januar des Folgejahres, und eine Verwaltung, deren Amt am 31. Dezember endete, schuldet die Abrechnung für dieses Jahr nicht mehr (BGH, Urteil vom 26.09.2025, V ZR 206/24). Fragen Sie deshalb ausdrücklich, ob und zu welchem Preis das im Angebot enthalten ist.

Schritt 2: Kandidaten finden

Für kleine WEGs funktionieren meist diese Wege:

Schreiben Sie fünf bis acht Verwaltungen an. Nicht jede antwortet, und manche lehnen kleine Objekte ab. Mit zwei oder drei vollständigen Angeboten haben Sie eine gute Grundlage.

Schritt 3: Angebote mit denselben Eckdaten anfragen

Angebote lassen sich nur vergleichen, wenn alle dieselben Fragen beantworten. Schicken Sie Ihren Steckbrief mit und bitten Sie um Angaben zu diesen Punkten:

  1. Grundvergütung: Betrag je Einheit und Monat, Mindestvergütung je WEG, netto oder brutto.
  2. Was enthalten ist: eine ordentliche Versammlung im Jahr, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Wirtschaftsplan, Mahnwesen, Bescheinigung für die Steuer.
  3. Zusatzkosten als Liste: außerordentliche Versammlung, Begleitung von Baumaßnahmen, Zustimmung beim Verkauf einer Wohnung, Stundensatz.
  4. Übernahme: Kosten für offene Vorjahresabrechnungen und die Aufarbeitung fehlender Unterlagen.
  5. Laufzeit: gewünschte Bestellungszeit und Kündigungsregeln im Vertrag.
  6. Erreichbarkeit: feste Ansprechperson, Reaktionszeit, Vorgehen bei einem Notfall nachts oder am Wochenende.
  7. Nachweise: Erlaubnis, Versicherung und Qualifikation, wie im nächsten Schritt beschrieben.

Muster für die Anfrage per E-Mail. Eckige Klammern ersetzen. Nicht anwaltlich geprüft.

Betreff: Angebotsanfrage WEG-Verwaltung, [Anschrift], [Zahl] Einheiten, Beginn [Monat/Jahr]

Guten Tag,

unsere Wohnungseigentümergemeinschaft sucht ab [Datum] eine neue Verwaltung. Einen Steckbrief der WEG finden Sie im Anhang. Bitte senden Sie uns bis zum [Datum] ein Angebot mit Grundvergütung (netto und brutto), Leistungsumfang, einer Liste der Zusatzkosten, den Kosten für offene Abrechnungen sowie einer Kopie Ihrer Erlaubnis nach § 34c GewO und Ihres Versicherungsnachweises. Nennen Sie uns bitte auch, wer bei Ihnen zertifizierter Verwalter ist.

Wir wollen in einer Eigentümerversammlung am [Datum] entscheiden.

Mit freundlichen Grüßen
[Name], für die WEG [Anschrift]

Schritt 4: Nachweise prüfen

Erlaubnis nach § 34c GewO
Wer gewerbsmäßig das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümern verwaltet, braucht eine Erlaubnis (§ 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO). Ein öffentliches Register wie für Versicherungs- oder Finanzanlagenvermittler gibt es dafür nicht (§ 11a GewO nennt nur diese Gruppen). Bitten Sie deshalb um eine Kopie des Erlaubnisbescheids.
Berufshaftpflichtversicherung
Ohne Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung wird die Erlaubnis nicht erteilt (§ 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO). Die Mindestversicherungssumme beträgt 500.000 € je Versicherungsfall und 1.000.000 € für alle Fälle eines Jahres (§ 15 Abs. 2 MaBV). Fragen Sie zusätzlich, ob eine Vertrauensschadenversicherung besteht. Sie ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, deckt aber Schäden durch untreue Mitarbeiter.
Zertifizierter Verwalter
Bestellt Ihre WEG eine externe Verwaltung, gehört ein zertifizierter Verwalter zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Ausnahmen gibt es nur, wenn ein Eigentümer Verwalter wird, die WEG weniger als neun Einheiten hat und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Zertifiziert ist, wer die Prüfung vor der IHK bestanden hat (§ 26a WEG). Gleichgestellt sind etwa Immobilienkaufleute und Geprüfte Immobilienfachwirte (§ 7 ZertVerwV). Eine Firma darf sich zertifiziert nennen, wenn die Beschäftigten, die unmittelbar mit der WEG-Verwaltung betraut sind, zertifiziert oder gleichgestellt sind (§ 8 ZertVerwV). Die IHK Berlin versteht darunter, wer Versammlungen leitet oder außerhalb einer Versammlung Entscheidungen als Verwalter trifft.
Weiterbildung
Wohnimmobilienverwalter müssen sich in drei Kalenderjahren 20 Stunden weiterbilden (§ 34c Abs. 2a GewO). Auf Anfrage müssen sie Ihnen ihre Qualifikationen und die Weiterbildungen der letzten drei Jahre nennen (§ 11 Satz 1 Nr. 3 MaBV).

Fragen Sie außerdem nach einer Referenz aus einer ähnlich kleinen WEG und rufen Sie dort an.

Schritt 5: Brutto und über das ganze Jahr vergleichen

Rechnen Sie jedes Angebot auf einen Jahrespreis mit Mehrwertsteuer um und addieren Sie die Zusatzleistungen, die Sie realistisch brauchen. Ein fiktives Beispiel für sechs Wohnungen:

Fiktives Beispiel, 6 EinheitenAngebot AAngebot B
Grundvergütung38 € netto je Einheit300 € brutto je WEG
Im Jahr, brutto3.255,84 €3.600,00 €
Eine außerordentliche Versammlung357,00 €enthalten
Jahrespreis brutto3.612,84 €3.600,00 €

Angebot A: 38 € plus 19 % Umsatzsteuer = 45,22 € je Einheit, mal 6 Einheiten und 12 Monate. Außerordentliche Versammlung 300 € netto. Alle Werte erfunden, keine Marktpreise.

Der niedrigere Satz je Einheit ist also nicht automatisch das günstigere Angebot. Vergleichen Sie danach die Leistung: Wer antwortet schnell, wer kennt kleine Häuser, wer hat beim Anruf einen guten Eindruck gemacht?

Schritt 6: In der Versammlung beschließen

Über die Bestellung entscheiden die Eigentümer mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 26 Abs. 1, § 25 Abs. 1 WEG). Damit der Beschluss hält, achten Sie auf diese Punkte:

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Häufige Fragen

Wie viele Angebote braucht unsere WEG für die Wahl einer neuen Verwaltung?

Eine feste Zahl nennt das Gesetz nicht. Der Bundesgerichtshof verlangt bei einer Neubestellung aber Alternativangebote und dass die Eigentümer die Angebote oder zumindest Namen und Eckdaten der Bewerber in der Regel schon mit der Einladung erhalten (BGH, Urteil vom 24.01.2020, V ZR 110/19). Zwei bis drei vollständige Angebote sind eine gute Grundlage.

Wie prüfe ich, ob eine Hausverwaltung eine Erlaubnis hat?

Bitten Sie um eine Kopie des Erlaubnisbescheids nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO. Ein öffentliches Online-Register wie für Versicherungsvermittler gibt es für Wohnimmobilienverwalter nicht. Fragen Sie zusätzlich nach dem Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens 500.000 € je Fall und 1.000.000 € im Jahr (§ 15 Abs. 2 MaBV).

Muss die neue Verwaltung zertifiziert sein?

Bei einer externen Verwaltung gehört ein zertifizierter Verwalter zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Die Ausnahme gilt nur, wenn ein Eigentümer selbst Verwalter wird, die WEG weniger als neun Einheiten hat und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt. Eine Firma gilt als zertifiziert, wenn die Beschäftigten, die unmittelbar mit der WEG-Verwaltung betraut sind, zertifiziert oder gleichgestellt sind (§ 8 ZertVerwV).

Wie lange dauert die Suche nach einer neuen Hausverwaltung?

Planen Sie acht bis zehn Wochen: eine Woche für den Steckbrief, etwa drei Wochen für Angebote, eine Woche für den Vergleich und mindestens drei Wochen Einladungsfrist bis zur Versammlung (§ 24 Abs. 4 WEG). Bei kleinen WEGs kann es länger dauern, weil nicht jede Verwaltung kleine Objekte annimmt.

Für wie lange wird die neue Verwaltung bestellt?

Höchstens für fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Gründung der WEG für höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Abberufen werden kann die Verwaltung jederzeit; der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG).

Eine Verwaltung für kleine Häuser

Klara ist eine neue Hausverwaltung für kleine Berliner WEGs mit 3 bis 12 Einheiten. Klara ist im Aufbau und startet 2027. Wenn Ihre WEG dann eine Verwaltung sucht, können Sie sie schon jetzt unverbindlich vormerken.

Interesse vormerken

Keine Rechtsberatung. Dieser Text erklärt die allgemeine Rechtslage, Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall, etwa durch eine Anwältin oder einen Anwalt für Wohnungseigentumsrecht oder Ihren Eigentümerverein. Ihre Gemeinschaftsordnung kann Abweichendes regeln, soweit das Gesetz es zulässt.

Quellen