Muster-Jahresabrechnung für eine WEG: ein vollständiges Beispiel, Zeile für Zeile erklärt

Von Florian Kluge · Stand: Oktober 2026 · Lesezeit etwa 12 Minuten

Wer zum ersten Mal eine Jahresabrechnung bekommt, sieht viele Tabellen und eine Zahl unten rechts. Ob diese Zahl stimmt, lässt sich nur beurteilen, wenn man weiß, wie die Tabellen zusammenhängen. Dieses Muster zeigt es an einem Haus, in dem alle Summen aufgehen.

Fiktives BeispielNicht anwaltlich geprüft
Haus, Zahlen und Wohnungen sind erfunden. § 28 WEG nennt den Inhalt der Abrechnung, aber kein festes Formular; Ihre Abrechnung kann anders aussehen und trotzdem richtig sein. Maßgeblich sind Ihre Gemeinschaftsordnung und Ihre Beschlüsse.

Woraus eine Jahresabrechnung besteht

Gesamtabrechnung

Die Verwaltung stellt nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan auf, die auch die Einnahmen und Ausgaben enthält (§ 28 Abs. 2 Satz 2 WEG). In der Gesamtabrechnung stehen sie für das ganze Haus, neben den geplanten Beträgen.

Einzelabrechnung

Sie verteilt die Kosten auf Ihre Wohnung und zieht die beschlossenen Vorschüsse ab. Das Ergebnis ist die Abrechnungsspitze. Nur über sie beschließen die Eigentümer: über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG). Das übrige Zahlenwerk dient der Vorbereitung dieses Beschlusses (BGH, Urteil vom 20.09.2024, V ZR 195/23).

Erhaltungsrücklage

Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört eine angemessene Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Die Abrechnung zeigt, wie viel beschlossen, eingezahlt und entnommen wurde.

Vermögensbericht

Er enthält den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens und ist jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen (§ 28 Abs. 4 WEG). Einen Beschluss darüber sieht das Gesetz nicht vor.

Das Beispielhaus

Ein Berliner Altbau mit fünf Wohnungen, abgerechnet wird das Jahr 2025. Zentrale Heizung mit Warmwasser, Kaltwasserzähler in jeder Wohnung, Gemeinschaftskonto und eigenes Rücklagenkonto. Ohne abweichende Regel werden Kosten nach Miteigentumsanteilen (MEA) verteilt; für einzelne Kosten oder Kostenarten können die Eigentümer eine andere Verteilung beschließen (§ 16 Abs. 2 WEG). Hier gilt: Reinigung nach Wohnfläche, Kaltwasser nach Zähler, Müll und Verwaltung zu gleichen Teilen je Wohnung, Heizung und Warmwasser jeweils zu 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch und zu 30 Prozent nach Wohnfläche, alles Übrige nach MEA.

Der beschlossene Wirtschaftsplan 2025 sah 15.408,00 € laufende Kosten und 3.000,00 € Zuführung zur Rücklage vor, zusammen 18.408,00 € oder 12 × 1.534,00 €. Wie sich daraus das Hausgeld einer Wohnung ergibt, können Sie mit dem Hausgeld-Rechner nachvollziehen. Zwei Dinge machen das Jahr interessant: ein Wasserschaden, der die Reparaturkosten vervierfacht hat, und Wohnung 4, die im November und Dezember kein Hausgeld gezahlt hat.

Teil 1: Gesamtabrechnung

Breite Tabellen können Sie seitlich wischen.

So lesen Sie diese Zeilen

• Plan ist der Betrag aus dem beschlossenen Wirtschaftsplan, Ist sind die im Jahr bezahlten Ausgaben. Die Abweichung ist Ist minus Plan.
• Schlüssel sagt, wie eine Zeile später auf die Wohnungen verteilt wird. „Messdienst“ heißt: Der Betrag je Wohnung kommt aus der Heizkostenabrechnung.
• Einnahmen: Soll ist das beschlossene Hausgeld, Ist das tatsächlich eingegangene. Die Lücke von 665,24 € sind die zwei fehlenden Monate von Wohnung 4.
• Kontoabgleich: Anfangsbestand plus Zahlungseingänge minus Zahlungsausgänge muss den Kontoauszug zum 31.12. ergeben, hier auf den Cent.
• Spitzen: Kostenanteil plus Zuführung zur Rücklage minus Soll, also minus die beschlossenen Vorschüsse, ergibt die Spitze. Jede Wohnung zahlt nach, weil die Kosten 3.595,00 € über dem Plan lagen. Die Summe der Spitzen ist genau diese Abweichung.

Ihre Checkliste zu Teil 1

• Endbestand gleich Kontoauszug? Und ist der Anfangsbestand derselbe Betrag wie der Endbestand im Vorjahr?
• Summe der Spitzen gleich Ist-Kosten minus Plan-Vorschüsse? Hier 19.003,00 € − 15.408,00 € = 3.595,00 €. Weicht die Summe um mehr als ein paar Cent für Rundung ab, fragen Sie nach.
• Große Abweichungen erklärt? Lassen Sie sich die Rechnungen zeigen; jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Bei einem Wasserschaden fragen Sie außerdem, ob die Versicherung eingeschaltet ist und wo eine spätere Erstattung erscheinen wird.

Teil 2: Einzelabrechnung für Wohnung 4

Wohnung 4 hat 214 von 1.000 MEA, 75 m² Wohnfläche und 65 m³ Kaltwasser verbraucht. Ihre Einzelabrechnung verteilt jede Zeile der Gesamtabrechnung nach dem jeweiligen Schlüssel.

Heizkosten des Hauses: 4.500,00 € für Heizung, 1.500,00 € für Warmwasser. Grundkosten nach Wohnfläche (75 von 350 m²), Verbrauch laut Ablesung: 1.500 von 6.000 Einheiten an den Heizkostenverteilern und 13 von 50 m³ Warmwasser.

So lesen Sie diese Zeilen

• Ihr Anteil am Schlüssel ist ein Bruch: Gesamtbetrag mal Bruch ergibt Ihren Anteil. 1.800,00 € × 214 / 1.000 = 385,20 €. Geht die Teilung nicht glatt auf, wie bei 75 / 350, werden die Cents so gerundet, dass die fünf Anteile zusammen genau den Gesamtbetrag ergeben.
• Heizung und Warmwasser kommen aus der Heizkostenabrechnung des Messdienstes. Bei zentraler Heizung sind grundsätzlich mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch zu verteilen, beim Warmwasser ebenso (§§ 7, 8 HeizkostenV). In Gebäuden, die das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen, mit Öl oder Gas beheizt werden und in denen die freiliegenden Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt sind, sind es bei der Heizung genau 70 Prozent (§ 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Eine Vereinbarung kann einen höheren Verbrauchsanteil vorsehen (§ 10 HeizkostenV). Das Beispiel verteilt 70 Prozent nach Verbrauch und 30 Prozent nach Wohnfläche.
• Die Spitze ist Ihre Belastung minus die beschlossenen Vorschüsse, nicht minus Ihre Zahlungen. Maßgeblich ist das Hausgeld-Soll aus dem Wirtschaftsplan (BGH, V ZR 195/23).
• Die Rücklage steht zweimal in der Rechnung, einmal als Zuführung und einmal als Vorschuss. Beide Beträge sind gleich, hier 642,00 €, und heben sich auf. Sonst würde ein Rücklagenbetrag in die Spitze rutschen, der dort nicht hingehört (vgl. BGH, Urteil vom 11.04.2025, V ZR 96/24).
• Der Rückstand von 665,24 € steht getrennt. Er ist bereits aus dem Wirtschaftsplan geschuldet, und der Beschluss über die Spitze ändert daran nichts (BGH, V ZR 195/23). Wohnung 4 schuldet nach dem Beschluss also 929,87 € Nachzahlung und weiterhin 665,24 € Rückstand, zusammen 1.595,11 €. Wann die Nachzahlung fällig wird, können die Eigentümer beschließen (§ 28 Abs. 3 WEG).
• Die Spalte § 35a nennt Arbeitskosten, denn nur sie zählen (§ 35a Abs. 5 Satz 2 EStG): 385,51 € für haushaltsnahe Dienstleistungen und 710,48 € für Handwerkerleistungen (§ 35a Abs. 2 und 3 EStG). Ablesung und Abrechnung durch den Messdienst zählen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht; eine Wartung der Heizung zählt als Handwerkerleistung, wenn die Rechnung sie getrennt ausweist. Für eine vermietete Wohnung gilt die Ermäßigung nicht, soweit die Kosten Werbungskosten sind (§ 35a Abs. 5 Satz 1 EStG).

Ihre Checkliste zu Teil 2

• Ihre Basis richtig? MEA wie im Grundbuch und in der Teilungserklärung, Wohnfläche, Zählerstände wie abgelesen.
• Vorschüsse wie beschlossen? Monatsbetrag mal zwölf aus dem Wirtschaftsplan, nicht Ihre Überweisungen.
• Heizkostenabrechnung dabei? Mit Grund- und Verbrauchskosten und Ihren Ablesewerten.
• Rechnung nachvollzogen? Kostenanteil plus Zuführung minus beide Vorschüsse muss Ihre Spitze ergeben.

Teil 3: Erhaltungsrücklage

So lesen Sie diese Zeilen

• Zwei Zahlen, zwei Bedeutungen: Beschlossen waren 3.000,00 €, auf dem Konto angekommen sind 2.893,00 €. Der Unterschied ist kein Fehler, sondern der Rücklagenanteil der fehlenden Hausgelder von Wohnung 4.
• Die offenen 107,00 € sind kein Geld auf dem Konto. Sie stecken schon im Rückstand von 665,24 € und dürfen nicht noch einmal als eigene Forderung auftauchen.
• Entnahmen gab es in diesem Jahr keine. Hätte die WEG den Wasserschaden aus der Rücklage bezahlt, dürfte dieser Betrag nicht in die Spitzen einfließen: Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage sind verteilungsneutral (BGH, Urteil vom 11.04.2025, V ZR 96/24).

Ihre Checkliste zu Teil 3

• Endbestand gleich Kontoauszug des Rücklagenkontos?
• Soll und Ist getrennt? Der Unterschied muss sich durch offene Hausgelder erklären lassen.
• Jede Entnahme begründet? Fragen Sie, welche Maßnahme bezahlt wurde und auf welcher Grundlage.

Teil 4: Vermögensbericht

So lesen Sie diese Zeilen

• Kontostände sind dieselben wie im Kontoabgleich und in der Rücklagenentwicklung. Der Vermögensbericht fasst sie nur zusammen.
• Forderungen sind Beträge, die der Gemeinschaft zustehen, hier der Rückstand von Wohnung 4. Die Nachzahlungen für 2025 stehen noch nicht darin, denn sie werden erst mit dem Beschluss eingefordert (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG).
• Sonstiges Vermögen wäre etwa ein Heizölvorrat. In diesem Haus gibt es keins; ein guter Bericht sagt das ausdrücklich.

Ihre Checkliste zu Teil 4

• Liegt der Bericht überhaupt vor? Er ist Pflicht (§ 28 Abs. 4 WEG), auch wenn nicht über ihn abgestimmt wird.
• Passen die Zahlen zu Teil 1 bis 3? Kontostände, Rücklagenstand und Rückstände müssen dieselben sein.

Was Sie in den nächsten 7 Tagen tun können

1. Legen Sie Ihre Abrechnung neben dieses Muster und haken Sie die vier Teile ab. Fehlt einer, fragen Sie danach.
2. Rechnen Sie Ihre Spitze nach: Kostenanteil plus Zuführung zur Rücklage minus beschlossene Vorschüsse.
3. Prüfen Sie zwei Schlüssel mit Ihren eigenen Unterlagen, etwa MEA und Wohnfläche.
4. Fordern Sie Belege an für die größte Abweichung zwischen Plan und Ist (§ 18 Abs. 4 WEG).
5. Schicken Sie Ihre Fragen vor der Versammlung in Textform an die Verwaltung und, falls vorhanden, an den Beirat. Die ausführliche Prüfliste steht im Ratgeber Jahresabrechnung prüfen. Ist noch gar keine Abrechnung da, hilft der Ratgeber zur Frist der Hausgeldabrechnung.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Spitze und Rückstand verwechseln. Es sind zwei verschiedene Beträge. Wer beide schuldet, muss beide zahlen.
• Mit den eigenen Zahlungen statt mit dem Soll rechnen. Die Spitze hängt nicht davon ab, ob Sie pünktlich gezahlt haben.
• Rücklagen-Soll und Kontostand gleichsetzen. Beschlossene, aber nicht gezahlte Beträge liegen nicht auf dem Konto.
• Nur die Endzahl lesen. Geht der Kontoabgleich nicht auf, kann auch eine plausibel wirkende Spitze falsch sein.
• Fragen erst nach dem Beschluss stellen. Eine Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG).

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Keine Rechtsberatung. Dieser Text erklärt die allgemeine Rechtslage, Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall, etwa durch eine Anwältin oder einen Anwalt für Wohnungseigentumsrecht oder Ihren Eigentümerverein. Wegen der kurzen Anfechtungsfrist sollten Sie rechtlichen Rat früh einholen.

Quellen

• Wohnungseigentumsgesetz: § 28 WEG (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht), § 16, § 18, § 19, § 29, § 45
• Heizkostenverordnung: § 7 und § 8 HeizkostenV
• Einkommensteuergesetz: § 35a EStG
• BGH, Urteil vom 20.09.2024, V ZR 195/23 (Beschlussgegenstand Abrechnungsspitze; Hausgeld-Soll maßgeblich)
• BGH, Urteil vom 11.04.2025, V ZR 96/24 (Rücklagenentnahmen verteilungsneutral)