Software für die WEG-Selbstverwaltung: 13 Programme und Plattformen im Vergleich

Von Florian Kluge · Stand: Oktober 2026 · Lesezeit etwa 12 Minuten

Wer nach WEG-Software sucht, landet fast nur bei Anbietern; diese Übersicht stellt 13 Angebote nebeneinander. Ob sich Ihre WEG überhaupt selbst verwalten sollte, erklärt der Ratgeber WEG-Selbstverwaltung.

Welche Unterlagen eine selbstverwaltete WEG führen muss

Das Gesetz schreibt kein Programm vor, wohl aber die Ergebnisse. Diese vier sind der Maßstab für jede Software:

Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 WEG)

Für jedes Kalenderjahr: voraussichtliche Einnahmen und Ausgaben, Vorschüsse (das Hausgeld) und Rücklagen. Über die Vorschüsse beschließen die Eigentümer. Wie ein Wirtschaftsplan aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Wirtschaftsplan der WEG.

Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 2 WEG)

Nach Ablauf des Jahres die Abrechnung über den Wirtschaftsplan mit den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben; die Eigentümer beschließen über Nachzahlungen oder angepasste Vorschüsse. Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht; § 28 Abs. 2 WEG sagt nur „nach Ablauf des Kalenderjahres“.

Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG)

Der Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens. Jeder Eigentümer bekommt den Vermögensbericht.

Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG)

Der Wortlaut aller Beschlüsse und gerichtlichen Urteilsformeln, fortlaufend eingetragen und nummeriert, Anfechtungen und Aufhebungen vermerkt. Ohne Verwalter führt die Beschluss-Sammlung der Vorsitzende der Versammlung, wenn die Eigentümer niemand anderen bestimmen.

Dazu kommen die jährliche Versammlung mit Niederschrift (§ 24 Abs. 1 und 6 WEG), die Heizkostenabrechnung und ein Konto auf den Namen der Gemeinschaft. Was alles zur Selbstverwaltung gehört, steht im Ratgeber WEG-Selbstverwaltung.

Die Programme im Vergleich

Das Diagramm ist nach Preis sortiert, Tabelle und Angebote sind alphabetisch. Beides ist keine Wertung.

Die Angebote im Einzelnen

Alphabetisch, alle Angaben laut Anbieter. Bei den Pflichten heißt „ja“: Der Anbieter nennt die Funktion. „k. A.“ heißt: keine Angabe gefunden, nicht: fehlt. „Service“ heißt: Der Anbieter erstellt oder liefert die Abrechnung.

Was Software Ihnen nicht abnimmt

• Die Beschlüsse. Über Vorschüsse und Nachzahlungen beschließen die Eigentümer (§ 28 Abs. 1 und 2 WEG), nicht das Programm.
• Die Verantwortung. Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht stellt der Verwalter auf (§ 28 WEG); ist ein Eigentümer zum Verwalter bestellt, ist er es. Ohne Verwalter obliegt die Verwaltung der Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG), und alle Eigentümer vertreten sie gemeinsam (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Das Programm rechnet mit dem, was Sie eingeben; prüfen Sie das Ergebnis mit der Checkliste Jahresabrechnung prüfen.
• Das Zertifikat. Kein Programm macht jemanden zum zertifizierten Verwalter; dafür braucht es eine Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer oder eine gleichgestellte Qualifikation (§ 26a WEG, § 7 ZertVerwV). Jeder Eigentümer kann grundsätzlich einen zertifizierten Verwalter verlangen (§ 18 Abs. 2 WEG), außer es gibt weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Eigentümer ist Verwalter und weniger als ein Drittel der Eigentümer verlangt einen zertifizierten (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Zertifizierte Berater eines Anbieters ändern nichts daran, wer Verwalter ist.
• Die Heizkosten. Hat das Haus eine zentrale Heizung, gilt die Heizkostenverordnung auch in der WEG (§ 3 HeizkostenV). Das erledigt meist ein Messdienst; viele Programme übernehmen nur dessen Ergebnis.
• Das Konto. Ein Konto auf den Namen der Gemeinschaft eröffnen und Vollmachten regeln Sie selbst; auch mit Software gehört das Hausgeld nicht auf ein Privatkonto. Wie das geht, steht im Ratgeber WEG-Konto bei Selbstverwaltung.

Ohne Software: Paket und Tabelle

Das Paket von Wohnen im Eigentum. Der Verein verkauft das PDF-Paket „Selbstverwaltung der WEG“: Leitfaden, Muster-Vertrag für die Selbstverwaltung, Geschäftsverteilungsplan, Mustertexte und Checklisten, teils als Word-Datei. Preis inklusive 7 % Mehrwertsteuer: 199 € für Nichtmitglieder, 89 € für Einzelmitglieder; ist die WEG Mitglied, ist es im Beitrag enthalten. Es regelt die Organisation, rechnet aber nichts (Shop, Stand Oktober 2026).

Eine Tabellenkalkulation. Für wenige Wohnungen kann eine eigene Tabelle reichen: Soll und Ist getrennt, monatlich mit dem Konto abgeglichen, gesichert und von einer zweiten Person nachgerechnet. Wie das Ergebnis aussehen muss, zeigt unsere Muster-Jahresabrechnung; das Hausgeld je Wohnung rechnet der Hausgeld-Rechner, weitere Vorlagen stehen unter Muster und Vorlagen. Kostenlose Excel-Vorlagen bieten nach eigener Angabe auch WEG Wissen (Jahresabrechnung) und WHK Controlling (Wirtschaftsplan); geprüft haben wir sie nicht.

So wählen Sie aus

1. Pflichten zuerst. Erstellt das Programm alle vier Unterlagen, die Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen? Prüfen Sie in der Testphase die Ausdrucke, am besten mit den Zahlen des Vorjahres.
2. Zählweise klären. Zählen Stellplätze, Keller und Gewerbe als Einheit, und kosten sie extra?
3. Jahrespreis brutto rechnen. Für Ihre Einheiten, mit Zusatzmodulen, Bankanbindung, Eigentümerzugang und weiteren Nutzern.
4. Vertretung regeln. Ein Programm auf einem privaten Rechner hängt an einer Person. Wer übernimmt bei Krankheit oder Umzug?
5. Bank und Heizkosten. Datei-Import oder direkte Anbindung, Lastschriften, Übernahme der Messdienst-Abrechnung.
6. Ausstieg. Lassen sich Buchungen, Abrechnungen und Belege exportieren, und wie lange läuft der Vertrag? Jeder Eigentümer darf die Verwaltungsunterlagen einsehen (§ 18 Abs. 4 WEG), auch nach einem Wechsel.

Fiktives Beispiel: sechs Wohnungen in Berlin

Eine Berliner WEG mit sechs Wohnungen, ohne Stellplätze, Zentralheizung mit Messdienst. Die Verwaltung hat gekündigt, eine Eigentümerin soll Verwalterin werden. Der Beirat teilt die Jahrespreise aus der Vergleichstabelle durch sechs, etwa 821,10 € : 6 = 136,85 € bei CasaWEG oder 149 € : 6 = 24,83 € bei dooyah house.

Je Wohnung kosten die Programme 12,67 € bis 172,80 € im Jahr. Bei den drei Angeboten mit Preis, die alle vier Pflichten nennen (dooyah house, selbstverwalten.com, vermieter1.de), sind es 149 € bis 587,48 € im Jahr oder 24,83 € bis 97,91 € je Wohnung. Das Paket von Wohnen im Eigentum kostet einmalig 199 €, 33,17 € je Wohnung. Nicht enthalten: Messdienst, Kontoführung, Vermögensschadenhaftpflicht für die Verwalterin.

Fiktives Beispiel: Preise laut Anbieter, Stand Oktober 2026, ohne weitere, nicht ausdrücklich genannte Zusatzmodule und ohne Aktions- oder Mitgliedsrabatte; Beträge auf den Cent gerundet.

Was Sie in den nächsten 7 Tagen tun können

• Tag 1: Letzte Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Beschluss-Sammlung zusammentragen.
• Tag 2: Eckdaten notieren: Einheiten, Stellplätze, Konten, Heizung und Messdienst, wer mitarbeitet.
• Tag 3: Zwei oder drei Angebote wählen und den Jahrespreis für Ihre WEG brutto rechnen.
• Tag 4: Testzugänge anlegen und das Vorjahr eingeben.
• Tag 5: Die Testabrechnung Zeile für Zeile mit der alten vergleichen.
• Tag 6: Den Export ausprobieren: Kommen alle Daten als Datei heraus?
• Tag 7: Einen Vorschlag für die Versammlung schreiben: welches Programm, was es kostet, wer es bedient.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Ein Eigentümerportal für eine Buchhaltung halten. Dokumente teilen und abstimmen ersetzt keine Jahresabrechnung.
• Netto mit brutto vergleichen. Manche Anbieter nennen Nettopreise, manche Monatspreise. Rechnen Sie alles auf ein Jahr brutto um.
• Alles an einer Person festmachen. Legen Sie Zugangsdaten und Sicherungen so ab, dass eine zweite Person weitermachen kann.
• Dem Ausdruck blind vertrauen. Ein sauberes PDF kann falsche Schlüssel oder fehlende Buchungen enthalten.

Häufige Fragen

Keine Rechtsberatung. Dieser Text erklärt die allgemeine Rechtslage, Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall, etwa durch eine Anwältin oder einen Anwalt für Wohnungseigentumsrecht oder Ihren Eigentümerverein. Ihre Gemeinschaftsordnung kann Abweichendes regeln, soweit das Gesetz es zulässt.

Quellen

• Wohnungseigentumsgesetz: gesetze-im-internet.de/woeigg (§§ 9b, 18, 19, 24, 26a, 28)
• § 3 HeizkostenV: gesetze-im-internet.de/heizkostenv/__3.html; § 7 ZertVerwV: gesetze-im-internet.de/zertverwv/__7.html
• Angaben der Anbieter, abgerufen am 20.10.2026: CasaWEG, dooyah house, dotega, Immoself, Immoware24, INtex Hausverwaltung, INtex WEG, Matera, selbstverwalten.com, Trentivo, vermieter1.de, Win-CASA, WISO Hausverwalter 365
• Wohnen im Eigentum e. V.: Selbstverwaltung der WEG (PDF), abgerufen am 20.10.2026